Los Libros Contables

LOS LIBROS CONTABLES

En efecto, a partir del 1 de julio de 2010, los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deben contar obligatoriamente con la información mínima y ceñirse a los nuevos formatos a que se refiere la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (El Peruano 30.12.2006).

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.

Todo comerciante debe conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las disposiciones del código de comercio. La contabilidad solo podrá llevarse en idioma castellano por el sistema de partida doble. Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros principales en la cámara de comercio.

Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos 10 años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio; en caso contrario, podrán destruirse después de 20 años.

En los libros de contabilidad se prohíbe: alterar el orden cronológico en los registros, dejar espacios en blanco, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones, borrar o tachar en todo o en parte los valores de los asientos y arrancar hojas o alterar el orden de las mismas.

IMPORTANCIA

• Mediante ellos seremos justos, ante la ley.
• Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales.
• Nos da garantía a segundas, terceras personas y a quienes tienen interés en el resultado de las operaciones.
• Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen. (Dejar constancia de las operaciones que se realiza)
• Nos obtiene una información en cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la empresa.
• Permite la división del trabajo con grandes beneficios para la función de la empresa.
• Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, así como las que nos adeudan.
• Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.

PRINCIPALES DISPOSICIONES
1.    Los libros y registros deben contar con los datos de cabecera (Denominación del libro o registro; período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada; número del RUC del contribuyente; apellidos y nombres, denominación y/o razón social).
2.    Registro de operaciones:
• Orden cronológico o correlativo (salvo disposición en contrario).
• Legible; sin espacio o líneas en blanco; enmendaduras, ni alteración.
• Usar el Plan Contable General vigente.
• Totalizar el importe en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda; salvo que se trate de hojas sueltas o continuas, en cuyo caso se totalizará al finalizar el período o ejercicio.
• Moneda nacional y castellano.
3.    Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan.
4.    Contener folios originales. No se permite la adhesión de hojas o folios.
5.    El libro de inventarios y balances debe ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda; por el contribuyente o su representante legal, así como por el contador responsable de su elaboración.
INFORMACIÓN MÍNIMA Y FORMATOS
La información mínima que debe contener los libros y registros contables está prevista en la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT. Su aplicación es obligatoria a partir del 1 de julio de 2010, cualquiera fuera la forma de llevado de libro (manual o en hojas sueltas o continuas).
Los formatos (rayado) son también de uso obligatorio a partir del 1 de julio de 2010; sin embargo, si los libros son llevados en hojas sueltas o continuas, no será exigible el formato, sino únicamente la información mínima.
NUMERO DE FORMATO POR CADA LIBRO o REGISTRO
1.- Libro Caja y Bancos (2 formatos).
2.- Libro de Ingresos y Gastos (2 formatos).
3.- Libro de Inventarios y Balances (19 formatos).
4.- Libros de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34º del TUO del IR (1 formato).
5.- Libro Diario (2 formatos: General y Simplificado).
6.- Libro Mayor (1 formato).
7.- Registro de Activos Fijos (4 formatos).
8.- Registro de Compras (1 formato).
9.- Registro de Consignaciones (2 formatos).
10.- Registro de Costos (3 formatos).
11.- Registro de Inventario permanente en unidades físicas (1 formato).
12.- Registro de Inventario permanente Valorizado (1 formato).
13.- Registro de Ventas e Ingresos (1 formato).
Los demás libros y registros deberán contener la información que dispone las normas legales que los crearon.
CAMBIO DE DENOMINACION O RAZON SOCIAL
El deudor tributario que modifique su denominación o razón social puede optar, previa comunicación a SUNAT de dicho cambio, por:
1.- Continuar utilizando los libros y registros con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen.
2.- Abrir nuevos libros y registros consignando la nueva denominación o razón social, para lo cual deberá acreditar haber cerrado los libros y registros no utilizados que fueron legalizados con la anterior denominación o razón social.
PÉRDIDA, ROBO O DESTRUCCION DE LIBROS
Se debe comunicar a la SUNAT dentro de los 15 días hábiles de ocurrido el hecho, adjuntando copia certificada de la denuncia policial. El contribuyente tendrá 60 días calendario para rehacer los libros y/o registros.

Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán contener, adicionalmente a lo establecido en la forma de llevado, determinada información mínima, y de ser el caso, estarán integrados por formatos.

Sin perjuicio del registro de la información mínima que se establece, la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continuas.

Los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.

LIBRO CAJA Y BANCOS

En este libro se debe registrar mensualmente toda la información, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo.

En caso el deudor tributario lleve sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, se encontrará exceptuado de llevar el Libro Caja y Bancos siempre que su información se encuentre contenida en el Libro Mayor.

Estará integrado por los siguientes formatos:
a) Detalle de los movimientos del efectivo

Formato 1.1 - Libro Caja y Bancos

b) Detalle de los movimientos de la cuenta corriente Formato 1.2 - Libro Caja y Bancos

LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS

a) Para los que generan Rentas de Segunda Categoría Para los que generan Rentas de Segunda Categoría b) Para los que generan Rentas de Cuarta Categoría Para los que generan Rentas de Cuarta Categoría

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

1. Este libro deberá contener, al cierre de cada ejercicio gravable, como mínimo la información indicada en los numerales 3 y 4. Ello sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 6° de la Resolución de Superintendencia N° 141-2003/SUNAT y norma modificatoria.
2. Tratándose de fusión, escisión y demás formas de reorganización de sociedades o empresas, así como de cierre o cese definitivo, los deudores tributarios se encontrarán obligados a registrar como mínimo la información indicada en los numerales 3 y 4.
3. Los deudores tributarios facultados por norma expresa a utilizar un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar, distinto al Plan Contable General vigente en el país, deberán consignar en los formatos incluidos en el numeral 4 , la información equivalente a la solicitada en cada uno de ellos.
4. El Libro de Inventarios y Balances estará integrado por los siguientes formatos:
a) Balance general
b) Detalle del saldo de la cuenta 10 – caja y bancos
c) Detalle del saldo de la cuenta 12 – clientes
d) Detalle del saldo de la cuenta 14 – cuentas por cobrar a accionistas (o socios) y personal
e) Detalle del saldo de la cuenta 16 – cuentas por cobrar diversas
f) Detalle del saldo de la cuenta 19 – provisión para cuentas de cobranza dudosa
g) Detalle del saldo de la cuenta 20 – mercaderías y la cuenta 21 – productos terminados
h) Detalle del saldo de la cuenta 31 – valores
i) Detalle del saldo de la cuenta 34 – intangibles
j) Detalle del saldo de la cuenta 40 – tributos por pagar
k) Detalle del saldo de la cuenta 41 – remuneraciones por pagar
l) Detalle del saldo de la cuenta 42 – proveedores
m) Detalle del saldo de la cuenta 46 – cuentas por pagar diversas
n) Detalle del saldo de la cuenta 47 – beneficios sociales de los trabajadores
o) Detalle del saldo de la cuenta 49 – ganancias diferidas
p) Detalle del saldo de la cuenta 50 – capital
q) Balance de comprobación
r) Estado de flujos de efectivo
s) Estado de cambios en el patrimonio neto del 01.01 al 31.12
t) Estado de ganancias y pérdidas por función del 01.01 al 31.12
Formato 3 - Libro de Inventarios y Balances

LIBRO DE RETENCIONES

1. Fecha de retención, cuando esta coincida con la fecha de pago de la retribución o, en su defecto fecha de pago de la retribución.
2. Información de la persona que prestó el servicio, de acuerdo a lo siguiente:
a. Tipo de documento de identidad. .
b. Número del documento de identidad, de ser el caso.
c. Apellidos y Nombres.
3. Información de la retribución, de acuerdo a lo siguiente:
a. Monto bruto de la retribución.
b. Monto de las retenciones efectuadas.
c. Monto neto de la retribución.
4. Totales
Formato 4 - Libro de Retenciones

LIBRO DIARIO

En este libro deberá incluir los siguientes asientos:
1. Apertura del ejercicio gravable.
2. Operaciones del mes.
3. Ajuste de operaciones de meses anteriores, de ser el caso.
4. Ajustes de operaciones del mes.
5. Cierre del ejercicio gravable.
Formato 5 - Libro Diario

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO

Se deberá incluir los asientos de:
1. Apertura del ejercicio grabable.
2. Operaciones del mes.
3. Ajuste de operaciones de meses anteriores, de ser el caso.
4. Ajustes de operaciones del mes.
5. Cierre del ejercicio gravable.
Asimismo, se deberá incluir mensualmente la siguiente información:
1. Número correlativo o código único de la operación
2. Fecha o periodo de la operación
3. Glosa o descripción de la operación
4. Cuentas de acuerdo al Plan Contable General vigente
5. Totales
Formato 5.1 - Libro Diario Simplificado

LIBRO MAYOR

En este libro se deberá incluir mensualmente la siguiente información:
1. Fecha de la operación.
2. Número correlativo de la operación en el Libro Diario, para los casos de contabilidad manual.
3. Cuenta contable asociada a la operación, según lo siguiente:
a. Código y/o denominación de la cuenta contable, según el Plan de Cuentas utilizado.
b. Denominación de la cuenta contable.
El deudor tributario podrá colocar esta información como datos de cabecera de considerarlo necesario.
4. Glosa o descripción de la naturaleza de la operación registrada.
5. Saldos y movimientos de la cuenta:
a. Saldo deudor, de ser el caso.
b. Saldo acreedor, de ser el caso.
6. Totales.
Formato 6 - Libro Mayor

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

En este registro se deberá registrar anualmente toda la información, proveniente de la entrada y salida de los activos fijos, así como la depreciación respectiva.
Estará integrado por los siguientes formatos:
a) Detalle de los activos fijos
b) Detalle de los activos fijos revaluados
c) Detalle de la diferencia de cambio
d) Detalle de los activos fijos bajo la modalidad de arrendamiento financiero al 31.12
Formato 7 - Libro de Registros de Activos

REGISTRO DE COMPRAS

Este registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se detalla a continuación:
1. Número correlativo del registro o código único de la operación de compra.
2. Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.
3. Fecha de vencimiento o fecha de pago en los casos de servicios de suministros de energía eléctrica, agua potable y servicios telefónicos, telex y telegráficos, lo que ocurra primero. Fecha de pago del impuesto retenido por liquidaciones de compra. Fecha de pago del impuesto que grave la importación de bienes, utilización de servicios prestados por no domiciliados o la adquisición de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.
4. Tipo de comprobante de pago o documento, de acuerdo a la codificación que apruebe la SUNAT (según tabla 10).
5. Serie del comprobante de pago o documento. En los casos de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación se consignará el código de la dependencia Aduanera (según tabla 11).
6. Año de emisión de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación.
7. Número del comprobante de pago o documento o número de orden del formulario físico o formulario virtual donde conste el pago del impuesto, tratándose de liquidaciones de compra, utilización de servicios prestados por no domiciliados u otros, número de la Declaración Única de Aduanas, de la Declaración Simplificada de Importación, de la Liquidación de Cobranza u otros documentos emitidos por SUNAT que acrediten el crédito fiscal en la importación de bienes.
8. Tipo de documento de identidad del proveedor (según tabla 2).
9. Número de RUC del proveedor, o número de documento de identidad; según corresponda.
10. Apellidos y Nombres, denominación o razón social del proveedor. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo.
11. Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas exclusivamente a operaciones gravadas y/o de exportación.
12. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal k).
13. Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas.
14. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal m).
15. Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, por no estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación.
16. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal o).
17. Valor de las adquisiciones no gravadas.
18. Monto del Impuesto Selectivo al Consumo, en los casos en que el sujeto pueda utilizarlo como deducción.
19. Otros tributos y cargos que no formen parte de la base imponible.
20. Importe total de las adquisiciones registradas según comprobantes de pago.
21. Número de comprobante de pago emitido por el sujeto no domiciliado en la utilización de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.
En estos casos se deberá registrar la base imponible correspondiente al monto del impuesto pagado y el referido impuesto. Dicha información se consignará, según corresponda, en las columnas utilizadas para señalar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.
22. Número de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda.
23. Fecha de emisión de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda.
24.Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.
25.en el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información:
a.Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.
b.Tipo de comprobante de pago que se modifica (según tabla 10).
c.Número de serie del comprobante de pago que se modifica.
d.Número del comprobante de pago que se modifica.
El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.
El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior.
26.Totales.
Formato 8 - Libro de Registros de Compras

REGISTRO DE CONSIGNACIONES

Este registro se incluirá como datos de cabecera adicionales la siguiente información:
1. Nombre del bien.
2. Descripción.
3. Código.
4. Unidad de medida .
Deberá anotarse lo siguiente:
PARA EL CONSIGNADOR Formato 9 - Para El Consignador PARA EL CONSIGNATARIO Formato 9.1 - Para El Consignatario

REGISTRO DE COSTOS

El Registro de Costos debe contener la información mensual de los diferentes elementos del costo, según las normas tributarias, relacionados con el proceso productivo del período y que determinan el costo de producción respectivo.
El Registro de Costos estará integrado por los siguientes formatos:
a) ESTADO DE COSTO DE VENTAS ANUAL
b) ELEMENTOS DEL COSTO MENSUAL
c) ESTADO DE COSTO DE PRODUCCIÓN VALORIZADO ANUAL
Formato 10 - Registro de Costos

REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO

Se registrará mensualmente en el FORMATO 13.1: “REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO – DETALLE DEL INVENTARIO VALORIZADO” toda la información, por cada tipo de existencia, proveniente de la entrada y salida al almacén y sustentada en comprobantes de pago y/o documentos.

En el formato se incluirá como datos de cabecera adicionales la siguiente información:

1. Información del Establecimiento donde se ubican las existencias.
2. Código de la existencia.
3. Tipo de existencia (según tabla 5).
4. Descripción de la existencia.
5. Código de la unidad de medida (según tabla 6).
6. Método de valuación de existencias aplicado.

Los contribuyentes que se encuentren obligados a llevar este registro, se encuentran exceptuados de llevar el Registro de Inventarios Permanentes en Unidades Físicas:

DETALLE DEL INVENTARIO VALORIZADO FORMATO 13 - INVENTARIO VALORIZADO

REGISTRO DE PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS

Se registrará mensualmente en el FORMATO 12.1: “REGISTRO DEL INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS – DETALLE DEL INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS” toda la información, por cada tipo de existencia, proveniente de la entrada y salida física de las mismas en cada almacén.

En el formato se incluirá como datos de cabecera adicionales la siguiente información:
1. Información del Establecimiento donde se ubican las existencias.
2. Código de la existencia.
3. Tipo de existencia (según tabla 5).
4. Descripción de la existencia.
5. Código de la unidad de medida (según tabla 6).
DETALLE DEL INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS Formato 12 - Permanentes Fisicos

REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

Este Registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se detalla a continuación:
1. Número correlativo del registro o código único de la operación de venta.
2. Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.
3. En los casos de empresas de servicios públicos, adicionalmente deberá registrar la fecha de vencimiento y/o pago del servicio.
4. Tipo de comprobante de pago o documento (según tabla 10).
5. Número de serie del comprobante de pago, documento o de la máquina registradora, según corresponda.
6. Número del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie o por número de la máquina registradora, según corresponda.
7. Tipo de documento de identidad del cliente (según tabla 2).
8. Número de RUC del cliente, cuando cuente con éste, o número de documento de identidad; según corresponda.
9. Apellidos y Nombres, denominación o razón social del cliente. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo.
10. Valor de la exportación, de acuerdo al monto total facturado.
11. Base imponible de la operación gravada. En caso de ser una operación gravada con el Impuesto Selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho impuesto.
12. Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas.
13. Impuesto Selectivo al Consumo, de ser el caso.
14. Impuesto General a las Ventas y/o Impuesto de Promoción Municipal, de ser el caso.
15. Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible.
16. Importe total del comprobante de pago.
17. Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.
18. En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información:
1. Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.
2. Tipo de comprobante de pago que se modifica (según
3. tabla 10). Número de serie del comprobante de pago que se modifica.
4. Número del comprobante de pago que se modifica.
El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados al valor facturado de la exportación, base imponible de la operación gravada e importe total de la operación exonerada o inafecta.
El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior.
19. Totales.
Formato 14 - Registro de Ventas e Ingresos  
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